Por: Redacción/

En el marco del Primer Foro Nacional de Archivos Legislativos, el subdirector de Procesamientos de la Información, de la Cámara de Diputados, Sergio Domínguez Landa, presentó el proyecto de Red de Archivos Legislativos, un portal con una serie de funciones colaborativas y de difusión parlamentaria.

Es una estrategia impulsada por la dirección general de Servicios de Documentación, Información y Análisis (SEDIA) y la dirección de Soluciones Tecnológicas de esta Cámara, que tendrá entre sus tareas la publicación de noticias y eventos de interés bajo un esquema sencillo y el principio de comunicación interna.

La plataforma de colaboración funciona como una red social y contendrá un directorio; además, tendrá un apartado de foros para ver qué información se generará en determinado momento. La Cámara de Diputados fungirá como parte administrativa y de control para el acceso a la herramienta por medio de un usuario y contraseña.

En su participación, el director del Sistema Nacional de Archivos, Rogelio Cortés Espinoza, resaltó que en cuanto a preservación de archivos no se cuenta con personal, recursos económicos e instalaciones suficientes, y “aun así hay organismos de la administración pública federal, autoridades estatales y municipales que le dan la importancia que merecen, a fin de que los documentos se organicen y realmente funcionen”.

“Si no organizamos y describimos los archivos, la información no existe, y cuando encontramos un archivo muerto significa que no hicimos ese proceso de clasificación, sólo mandamos al olvido esos datos. De ahí la importancia de implementar un sistema de archivos en todas las instituciones”, acotó.

Erick Cardoso Espinoza, director de Tecnologías de la Información, del Archivo General de la Nación (AGN), aseguró que se requieren recursos suficientes para implementar estrategias de innovación y tecnología que permitan rescatar y resguardar archivos, así como crear sistemas modernos que generen su control.

En la mesa de trabajo “Generación de mejores condiciones en los archivos legislativos”, Alberto Macías Pérez, director del Diario de los Debates y del Archivo General, del Congreso de Guanajuato, dio a conocer la estrategia integral documental que ha implementado esa entidad para controlar, organizar, sistematizar y resguardar los archivos, con apoyo de un grupo interdisciplinario de profesionistas, así como promover su difusión entre la población.

Sostuvo que “la creación de un archivo no es a contentillo de un funcionario”, sino una obligación legal, por lo que debe crearse conciencia para preservar los documentos, ya que resguardan la historia y actuación de las instituciones.

Convocó a considerar con seriedad la importancia de los archivos y cumplir y respetar su ciclo vital, a través de la tecnología y prácticas documentales para protegerlos en sus tres variantes: de trámite, concentración e históricos.

El restaurador de documentos históricos del Congreso de Sinaloa, Arturo Aguirre Vilchis, dijo que es necesario generar una conservación preventiva de documentos, porque “no se trata de esperar un desastre natural o humano para entonces, habilitar un archivo”.

Recordó que el Huracán “Manuel”, el cual tocó las costas de Sinaloa el 19 de septiembre de 2013, afectó en un 30 por ciento el Archivo del Congreso estatal a causa de una inundación, por lo que, recomendó, “se debe trabajar en la conservación preventiva de los documentos desde su origen”.

Consideró necesario tomar en cuenta el riesgo al que se enfrentan los trabajadores, ya que el hongo que contiene un papel comparado con el punto de una pluma puede guardar de 20 mil a 2 millones de esporas, por lo que, reiteró, “es indispensable darles mantenimiento anticipado a los documentos”.

Asimismo, se dieron a conocer las buenas prácticas en la gestión de archivos que realiza la Cámara de Diputados a través del Sistema de Información y Administración de Documentos (SAID), para garantizar el patrimonio y sustentabilidad de los documentos de la institución.

De esta forma, se promueven acciones homogéneas en la clasificación, organización y sistematización de la información privilegiando la transparencia, a fin de garantizar la disponibilidad documental con métodos tecnológicos de vanguardia para preservarlos y alentar la difusión entre los legisladores y la ciudadanía.